На радним састанцима чланова Организационог одбора и сарадника са Грађевинског и Математичког факултета (8. новембра на Грађевинском факултету и 15. новембра у просторијама Удружења) размотрен је и утврђен програм организације Међународне конференције „Сто година новојулијанског календара Милутина Миланковића“.
Констатовано је да расположиви простор (Свечана сала и околни простор) и техничка подршка на Грађевинском факултету обезбеђују веома повољне услове за оджавање Конфереције. Такође је констатовано да ће и Рачунарска лабораторија Математичког факултета бити активни учесник у подршци рада Конференције. Овакви услови омогућују да се Конференција одржи у хибридном формату, тако да аутори радова, сем излагања уживо, имају могућност он-лајн укључења путем стриминг платформе. Конференција ће бити отворена за јавност, како уживо тако и путем посебно отвореног и благовремено објављеног линка.
Утврђен је програм отварања Конференције који ће имати радно-свечани карактер. Говорници ће бити најављивани пригодним текстовима и праћени одговарајућим видео снимцима и уметничким птограмима.
Договорено је да се, у зависности од располживих средстава, ураде промотивни материјали за госте и учеснике Конференције.
Посебно је наглашено да готово ништа није урађено за медијско промовисање овог значајног догађаја. Договорено је се припреме пригодни текстови и доставе средствима јавног информисања. Такође је договорено да сви суорганизатори објаве информације путем својих начина информисања јавности.
Поводом одржавања Конференције делегацију Удружења је примила министарка просвете проф. др Славица Ђукић Дејановић са сарадницима. После детаљног информисања о припреминим активностима представници Министарства просвете, покровитеља Конференције су, уз извесне допуне, прихватили предложени програм.
